Sistem Pelayanan Informasi dan Pengaduan Masyarakat di Parepare

1. Latar Belakang
Sistem Pelayanan Informasi dan Pengaduan Masyarakat (SPIPM) Pemerintah Kota Parepare yang ada di Bagian Humas Sekretariat Daerah Kota Parepare pada dasarnya merupakan pengembangan fungsi dan tanggung jawab Humas selaku pengelola dan penyedia jasa informasi di lingkup pemerintahan yang selama ini telah berjalan baik, seiring kemudahan penyajian informasi yang diberikan pemerintah daerah melalui sistem online pada website Pemerintah Kota Parepare (http://www.pareparekota.go.id/).

Melalui situs dimaksud, saat ini seluruh kegiatan pemerintahan dan pembangunan yang dilaksanakan pemerinta kota, terutama yang melibatkan langsung pimpinan daerah setiap hari di upload di website, dalam bentuk berita (press release) dan dokumentasi foto kegiatan. Kebijakan ini telah memberi kemudahan kepada wartawan sekaitan kebutuhan informasi bagi kegiatan pemberitaan di media masing-masing. Demikian halnya masyarakat umum. Apalagi, tidak saja informasi pemerintahan dan pembangunan yang di upload pada situs tersebut, tetapi juga seluruh dokumen publik pemerintah daerah, seperti laporan perkembangan neraca keuangan daerah, informasi aliran kas, Informasi Laporan Pertanggungjawaban Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (ILPPD), serta APBD Kota Parepare.
Melalui website ini, Pemerintah Kota Parepare juga membuka ruang pengaduan masyarakat melalui fasilitas email (humas@pareparekota.go.id) yang memungkinkan masyarakat menyampaikan tanggapan, harapan dan kritikan mereka kepada pemerintah kota. Berbagai informasi dari masyarakat yang masuk ke humas@pareparekota.go.id, selanjutnya oleh Bagian Humas dilaporkan kepada Walikota Parepare untuk bahan pengambilan kebijakan lebih lanjut, serta peningkatan kinerja pemerintahan. Untuk tujuan dan maksud yang sama, Pemerintah Kota Parepare juga menyedian layanan infomasi dan pengaduan masyarakat melalui fasilitas telepon (0421-21157-21125 Ext 133-134).

Kendati telah ada fasilitas layanan informasi dan pengaduan masyarakat seperti itu, pemerintah kota tetap menyadari bahwa tidak mungkin mengakses seluruh kebutuhan dan permasalahan masyarakat secara cepat melalui (humas@pareparekota.go.id) dan telepon yang disediakan, mengingat masih terbatasnya fasilitas dan akses internet oleh masyarakat Parepare. Juga masih adanya kekuatiran sebagian masyarakat terhadap kemungkinan dampak yang mereka terima bila melakukan kritik kepada pemerintah secara langsung (melalui telepon). Karena itu sejak pertengahan tahun 2008, Pemerintah Kota Parepare membuka ruang yang lebih luas bagi akses informasi penyelenggaraan pemerintahan dan kegiatan pembangunan kepada masyarakat melalui faslitas SMS Centre pada nomor 081241350077 yang dikelola Bagian Humas.
Kebijakan pengadaan SMS Centre ini juga dimaksudkan sebagai respon meningkatnya kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan keterbukaan dan kemudahan akses informasi publik, serta dalam rangka mengantisipasi pemberlakuan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 2010 tahun depan.

2. Langkah-Langkah
Dalam rangka lebih memaksimalkan SPIPM yang dikelola Bagian Humas Sekretariat Daerah Kota Parepare, selain melengkapi infrastruktur SPIPM melalui pengadaan komputer berbasis internet, termasuk software SMS Centre, Pemerintah Kota Parepare juga melakukan sosialisasi perihal keberadaan SPIPM ini kepada masyarakat dalam setiap pertemuan yang menghadirkan masyarakat banyak. Kegiatan sosialisasi serupa juga dilakukan lewat media massa (cetak dan elektornik), misalnya pada halaman (Rubrik Advertorial) Bandar Madani di Harian Pare Pos (harian lokal) yang dikontrak Pemerintah Kota Parepare yang terbit setiap minggu (hari Senin). Hasilnya, intensitas dan jumlah SMS dari masyarakat yang masuk ke SMS Centre Pemerintah Kota Parepare dari hari ke hari terus meningkat.

3. Kemudahan dan tantangan
Faktor pendukung yang memungkinkan sistem pelayanan ini menjadi Bagian Pemerintah Daerah (Sebagai unit kerja tersendiri-red) adalah tersedianya infrastruktur dan SDM yang memahami operasionalisasi dan pengembangan sistem layanan pengaduan seperti ini. Juga tinginya tingkat awareness masyarakat terhadap keberadaan sistem layanan informasi dan pengaduan dimaksud, yang terlihat dari jumlah SMS yang masuk setiap hari.
Sementara kendala yang dihadapi untuk mengembangkan SPIPM lebih jauh adalah masih adanya pemahaman (mental) sebagian kepala unit kerja yang melihat sistem layanan pengaduan tersebut secara negatif (Humas dinilai mematai-matai mereka) karena tidak adanya aturan tegas mengenai kewajiban penyelenggaran SPIPM dari pemerintah pusat.

4. Mekanisme dan Cara Kerja Sistem
Melalui fasilitas telepon seluler, masyarakat mengirim informasi/pertanyaan ke SMS Centre Pemerintah Kota Parepare. SMS masyarakat yang masuk ke SMS Centre langsung terdeteksi di komputer SMS Centre yang ada di Bagian Humas. Selanjutnya, seluruh SMS baik berbentuk pengaduan/kritikan kepada pemerintah (pemerintah kota dan atau unit kerjanya) sekaitan layanan publik yang diterima masyarakat, maupun informasi negatif mengenai pejabat publik dalam lingkup Pemerintah Kota (baik dalam kapasitas dinas maupun pribadinya) di print out oleh staf humas yang ditugaskan untuk itu, lalu diserahkan kepada Kabag Humas sebagai bahan informasi. Selanjutnya, setiap hari Senin setiap minggunya, Kabag Humas melaporkan/menyerahkan seluruh SMS yang telah di print out kepada Walikota Parepare sebagai bahan evaluasi dan tindak lanjut pada coffee morning setiap minggunya (rapat pimpinan). Mekanisme ini juga berlaku bagi pengaduan/keluhan yang melalui email dan telepon. 5. Keunggulan dan Kelemahan Sistem
Keunggulan Sistem: penyelenggaraan sistem informasi dan pengaduan masyarakat Pemerintah Kota Parepare baik melalui fasilitas email (humas@pareparekota.go.id), fasilitas telepon, maupun fasilitas SMS Centre memungkinkan pemerintah kota mengembangkan model komunikasi dua arah (secara timbal balik) antara masyarakat pemerintah kota). Sistem ini juga memungkinkan Pemerintah Kota Parepare lebih tanggap terhadap permasalahan yang berkembang di masyarakat.
Selain itu, melalui sistem ini dapat dilakukan antisipasi yang memadai terhadap kemungkinan munculnya permasalahan yang lebih besar akibat lambatnya penanganan dari pihak pemerintah. Melalui sistem ini juga pimpinan (walikota) dapat langsung memerintahkan/menegur kepala unit kerja terkait (warning internal) untuk dilakukan perbaikan (solusi), sebelum permasalahan berkembang lebih besar.
Kelemahan Sistem: Sistem evaluasi dan tindak lanjut yang dilakukan masih membutuhkan waktu lama (sekali seminggu yakni setiap hari Senin), kecuali yang sifatnya mendesak.

6. Rekomendasi
Dalam rangka pengembangan SPIPM, juga sebagai bentuk kesiapan dan komitmen pemerintah pusat terhadap penyelenggaraan SPIPM, penting ada regulasi sebagai payung hukum yang memungkinkan dilakukannya pengembangan SPIPM yang lebih efektif.
Untuk Pemerintah Kota Parepare, kendati belum ada acuan dan panduan operasionalisasi SPIPM yang sifatnya tetap dari pemerintah pusat, namun sebagai bentuk pengembangan SPIPM yang telah ada, dalam waktu dekat akan diberlakukan sistem pelaporan kinerja harian secara online yang lebih murah dengan memanfaatkan sistem kerja dunia maya yang telah ada seperti fasilitas yahoo messenger dan facebook. Melalui sistem ini pimpinan (Walikota Parepare) dimungkinkan melakukan evaluasi harian penyelenggaraan pemerintahan pada masing-masing unit kerja secara mobile (termasuk tindak lanjut informasi dan pengaduan masyarakat yang masuk ke SMS Centre). Dengan demikian, kendala waktu dan ruang dapat diatasi.